Como Contabilizar Salários: Um Guia para Contadores

A contabilização de salários é uma tarefa primordial e fundamental no dia a dia dos profissionais de contabilidade. Para fazer a parametrização da Folha de Pagamento e a integração desse módulo com o da contabilidade, você precisa saber como contabilizar os salários. Neste guia, você aprenderá como contabilizar salários de forma organizada e precisa, assegurando a conformidade com a legislação trabalhista e contábil brasileira.

O Que São Salários e Por Que Contabilizá-los Corretamente?

O salário é a remuneração acordada entre empregado e empregador pelo trabalho prestado em determinado período. A maneira de contabilização do salário, é parecido com a maioria das verbas remuneratórias como: Salário, Pró Labore, Horas Extras etc. Sob a ótica contábil, este pagamento gera despesas para a empresa e obrigações trabalhistas, como INSS e FGTS.

A contabilização adequada dos salários permite ao contador:

• Demonstrar corretamente os custos da folha de pagamento.
• Garantir precisão no cálculo de tributos e contribuições.
• Fornecer informações detalhadas para as demonstrações financeiras.

Como Contabilizar Salários: Guia Passo a Passo

1. Apuração da Folha de Pagamento

Antes de contabilizar, é necessário apurar todos os valores da folha de pagamento. Isso inclui:

• Salários brutos.
• Benefícios (como vale-alimentação, assistência médica, etc.).
• Deduções (INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais, etc.).
• Salário líquido pago ao colaborador.

Exemplo de composição da folha de pagamento de um funcionário:

• Salário bruto: R$ 3.000,00
• INSS (9%): R$ 270,00
• FGTS (8%): R$ 240,00
• IRRF (R$ 200,00): R$ 200,00
• Salário líquido: R$ 2.530,00

2. Registro das Despesas da Folha

No momento da contabilização, é necessário distinguir as despesas da folha de pagamento (como salários e benefícios) dos débitos relacionados aos tributos incidentes.

Lançamento contábil básico Provento Salário:

• D – Resultado – Despesas com Salários – R$ 3.000,00
• C – Passivo Circulante – Salários a Pagar – R$ 3.000,00

Lançamento contábil básico Impostos Retidos:

• D – Passivo Circulante – Salários a Pagar – R$ 470,00
• C – Passivo Circulante – INSS a Pagar – R$ 270,00
• C – Passivo Circulante – IRRF a Pagar – R$ 200,00

Lançamento contábil básico Encargos Patronais:

• D – Resultado – Despesa com FGTS – R$ 240,00
• C – Passivo Circulante – FGTS a Pagar – R$ 240,00

Esses registros contabilizam as obrigações geradas pelo pagamento dos salários e encargos, como INSS e FGTS, no período apurado.

3. Pagamento do Salário Líquido ao Funcionário

Após calcular o valor líquido (salário bruto menos deduções) e o devido pagamento ao empregado, devemos registrar o valor da baixa dessa obrigação:

• D – Passivo Circulante – Salários a Pagar – R$ 2.530,00
• C – Ativo Circulante – Banco conta Movimento – R$ 2.530,00

4. Recolhimento dos Encargos Sociais

Encargos trabalhistas e contribuições, como FGTS, INSS e IRRF, devem ser pagos pelo empregador em datas específicas. O lançamento correspondente é feito no momento do pagamento.

• D – Passivo Circulante – FGTS a Pagar – R$ 240,00
• D – Passivo Circulante – IRRF a Pagar – R$ 200,00
• D – Passivo Circulante – INSS a Pagar – R$ 270,00
• C – Ativo Circulante – Banco conta Movimento – R$ 710,00

5. Restrições e Ajustes Mensais, Quando Necessário

Caso ocorram ajustes ou pagamentos retroativos, eles devem ser registrados da mesma maneira, com cuidado para evitar distorções nos registros contábeis e fiscais.

Conclusão

A contabilização de salários não apenas garante a conformidade legal da empresa como também confere maior transparência e organização aos registros financeiros. Seguindo o processo passo a passo, você estará preparado para lidar corretamente com as obrigações trabalhistas de qualquer organização.

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