Como Contabilizar Folha De Pagamento

Neste artigo mostrarei Como Contabilizar Folha De Pagamento de salários.

Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários.

Podem, ainda, constar na folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho.

Princípio da competência

Geralmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao do período da folha. No entanto, a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser feita observando-se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês a que se referem, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.

No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento.

Classificação contábil

Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa.

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Como contabilizar folha de pagamento

Com exemplo, mostraremos um resumo de folha de pagamento de salários de uma empresa comercial e  o demonstrativo dos encargos sociais correspondentes, que servirão de base para os lançamentos mostrados neste artigo.

1) FOLHA DE PAGAMENTO

PROVENTOS

VALOR – R$

Salários

15.000,00

Aviso Prévio indenizado

800,00

Férias indenizadas

700,00

Salário maternidade

1.800,00

Salário família

30,00

13º salário – quitação

500,00

Total das verbas

18.830,00

DESCONTOS

VALOR – R$

Adiantamento de salário

6.000,00

INSS sobre salários

1.425,00

INSS sobre 13º salário

40,00

Vale-transporte

740,00

Plano de Alimentação do Trabalhador

980,00

Assistência Médica

630,00

Faltas e atrasos

90,00

IRRF sobre salários

710,00

Contribuição Sindical

30,00

Total dos descontos

10.645,00

Valor líquido da folha de pagamento

R$ 8.185,00

2) DEMONSTRATIVO DO INSS

INSS sobre salários

R$ 4.200,00

INSS sobre 13º salário

R$ 130,00

(=) INSS devido pela empresa

R$ 4.330,00

(+) INSS descontado dos empregados

R$ 1.465,00

(-) Salário família

R$ 30,00

(-) Salário maternidade

R$ 1.800,00

(=) Valor líquido a recolher na GPS

R$ 3.965,00

3) DEMONSTRATIVO DO FGTS

Parcela incidente sobre a folha de pagamento

R$ 1.324,00

(+) Contribuição ao FGTS sobre 13º salário – rescisão:

R$ 42,50

(=) Valor da contribuição ao FGTS devida

R$ 1.366,50

Dados complementares ao fechamento da folha:

  • A rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida no último dia do mês, e o pagamento será feito até o 2º dia útil subseqüente.
  • A contribuição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na rescisão foi depositada nas respectivas contas vinculadas.
  • Foi pago o adiantamento de salário (adiantamento quinzenal), e sobre esse valor foi retido o IRRF no valor de R$ 150,00.
  • A empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os encargos sociais.

Os lançamentos contábeis são os seguintes:

Adiantamento de salário:

D – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamento a empregados) R$ 6.000,00
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 150,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 5.750,00

Pagamento do IRRF sobre o adiantamento:

D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 150,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 150,00

Provisão da folha de pagamento de salários e do aviso prévio indenizado:

D – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 15.800,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 15.800,00

Baixa da provisão de férias e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão:

D – Provisão de Férias (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 700,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 700,00

Baixa da provisão de 13º salário e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão:

D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 500,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 500,00

FGTS incidente sobre a parcela do 13º salário pago na rescisão:

D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 42,50
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 42,50

FGTS sobre a folha de pagamento de salários:

D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos trabalhistas) R$ 1.324,00
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 1.324,00

Salário-família e salário maternidade, que são deduzidos do valor do “INSS a recolher”:

D – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 1.830,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 1.830,00

Nota:

Salário-Família R$ 30,00
Salário Maternidade R$ 1.800,00

Contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados na folha:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 2.205,00
C – Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 30,00
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 710,00
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 1.465,00

Faltas e atrasos:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 90,00
C – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal)  R$ 90,00

Assistência Médica, Vale-Transporte e Plano de Alimentação do Trabalhador (PAT), descontados dos funcionários:

a) Assistência Médica:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 630,00
C – Assistência Médica (Conta de resultado – Despesa com pessoal) R$ 630,00

b) Vale Transporte:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 740,00
C – Vale Transporte (Conta de Resultado – Despesa com pessoal) R$ 740,00

c) Plano de Alimentação do Trabalhador:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 980,00
C – Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado – Despesa com pessoal) R$ 980,00

Baixa dos adiantamentos concedidos:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 6.000,00
C – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamentos a empregados) R$ 6.000,00

INSS parte empresa sobre os salários e o 13º pago na rescisão:

D – INSS – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos trabalhistas) R$ 4.200,00
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$ 130,00
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 4.330,00

Pagamento dos salários:

Obs: líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em rescisão de contrato de R$ 2.000,00:

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 6.185,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 6.185,00

Pagamento das verbas rescisórias:

Aviso prévio, 13º salário e férias;

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$ 2.000,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 2.000,00

Pagamento do FGTS:

D – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 1.366,50
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 1.366,50

Pagamento do INSS:

D – INSS a Pagar (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 3.965,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 3.965,00

Pagamento da contribuição sindical:

D – Contribuição Sindical a Pagar (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 30,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 30,00

Pagamento do IRRF:

D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 710,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades)  R$ 710,00

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Contador, Consultor Contábil, Fiscal e Financeiro, Auditor. Atua na área contábil desde 2002. Criador do site Como Contabilizar desde julho de 2013.

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51 Comentários

  1. Larissa

    Boa noite, tenho uma dúvida sobre uma insuficiência de salário.
    Se um colaborador está com uma insuficiência de salário no valor de R$ 200, 00 e na quinzena ele deveria receber R$ 500, mas a quinzena ele recebeu R$ 300.
    No final do mês vai ser descontado a quinzena no valor de R$ 300 + R$ 200?

    • Olá Larissa,
      O desconto do adto quinzenal é pelos R$ 500.
      Se ao final desse mês, ainda ficar alguma insuficiência, serão feitos esses acertos até a regularização.
      Abraço!

  2. Ana Cecilia Baudi

    Bom Dia
    Preciso de ajuda, quais os lançamentos contábeis para afastamento INSS(p/doença) e desconto horas afastadas.

  3. Valéria Soares Silva

    Boa Tarde,

    Gostaria de saber, quais impostos e taxas uma igreja que não tem nenhum funcionário registrado (somente voluntários) tem que recolher? Se não me engano, ela é chamada de empresa do terceiro setor, é isso mesmo? É necessário declarar imposto de renda?

    Desde já, Obrigado!

  4. Valéria Soares Silva

    Bom dia!!!

    Tenho uma duvida, não sei se pode me ajudar.
    Como faço um lançamento de Crédito de Inss lançado na Folha de Pagamento em Proventos? Como Contabilizo isso?

    Obrigado

    • Olá Valéria,
      Teria que entender melhor.
      É algum reembolso para algum funcionário? Vai abater do INSS a pagar?
      Se for isso, o lançamento é:
      D – INSS A PAGAR
      C – SALÁRIOS A PAGAR
      Mas teria que entender melhor.
      Abraço!

      • Valéria Soares Silva

        Estou conferindo com o Rh se é algum reembolso mas, acredito que sim.
        Muito obrigado….

        Abraços

  5. simone bertelli

    Boa tarde, Luis

    Parabéns! Seu blog vai ajudar muito. Você poderia me orientar de como contabilizar diferença de dissídio?

    • Olá Simone,
      A contabilização é a mesma a de uma folha de pagamento.
      Contabiliza os eventos que tem a diferença e os seus respectivos reflexos nos encargos.
      Abraço!

  6. Lizandra

    Gostei mt do blog, porem poderia me tirar uma duvida, quanto ao PLR como ficaria o lançamento?

    • Olá Lizandra,
      Se a participação no resultado dos empregados for calculada na folha de pagamento, o sistema vai gerar um provento, e para a contabilização fechar com a folha o lançamento deve ser assim:

      D – Participação de Empregados (Conta de Resultado)
      C – Salários a pagar (Passivo)

      Se o PLR for fora da folha de pagamento, o lançamento é assim:

      D – Participação de Empregados (Conta de Resultado)
      C – Participação de Empregados a pagar (Passivo)

      Abraço!

    • jaciara

      Boa tarde!
      Tenho uma dúvida, gostaria de saber se posso contabilizar o pagamento da folha com o valor total do mês eu tenho que lançar descriminadamente o valor de cada funcionário?
      Abraços.

      • Olá jaciara,
        Você pode sim lançar a folha de pagamento pelo resumo consolidado.
        Abraço!

  7. MARCELO FONSECA MENDONÇA

    TENHO EMPRESAS QUE PRESTAM SERVIÇOS NA HORA DE PROVISIONAR O 13° E FERIAS ELES SERÃO PROVISIONADOS NOS CUSTOS OU NAS DESPESAS OPERACIONAIS ESTOU COM ESSA DUVIDA

    • Olá Marcelo,
      Você deve segregar nas provisões a parte referente a custo e a despesa operacional.
      Por exemplo, empresas de manutenção de ar condicionado, os mecânicos e técnicos são custo e o pessoal do administrativo é despesa operacional.
      Abraço!

  8. Elisete

    Parabéns pelo site, eu preciso da sua ajuda,
    Trabalho auxiliar contábil, e tenho uma dificuldade enorme pra fazer a folha no contimatic, principalmente para dar bx para zerar a prov do 13. Você pode me ajudar com esses cálculo?

  9. Iven Beltrão

    Bom dia amigo, tudo bem?

    Pretendo calcular o tempo de serviço de um funcionário(motorista, passa vários dias fora de casa) com 35 anos de trabalho, no entanto, estou com dificuldade para calcular, pois, a moeda era o cruzeiro. Vc poderia me ajudar nessa situação na questão do FGTS, INSS, HORA EXTRA, MULTA RESCISÓRIA, em fim, o que for possível.

    Desde já lhe agradeço pela a atenção

    • Olá Iven,
      Tem um site chamado calculoexato.com.br
      Ele pode ajudar.
      Abraço!

  10. Carlos

    Olá!
    Enviei meu plano de contas para você conforme contato por e-mail e estou esperando sua ajuda se possível.
    Obrigado.

  11. MARIA

    Gostei muito, vou aproveitar bastante

  12. VINICIUS DE SOUZA MAFORTE

    Luis Batista, boa tarde!

    Primeiramente gostaria de parabenizar pela iniciativa! Ótimo post…

    Ao contabilizar os descontos (exemplo vale transporte) você está creditando a conta de despesa com vale transporte. As contas de despesa são de natureza devedora, logo em nenhuma circunstância devem ser creditadas.
    Acredito que a conta que deveria receber o credito seria uma conta do tipo recuperação de despesas ou descontos realizados.

    O que você pensa sobre isso?

    Obrigado!

    • Olá Vinícius,
      Pode haver sim lançamentos a crédito em conta de despesa. Estorno é um bom exemplo disso. O que não pode acontecer é o saldo ou movimento da conta mensal ficar credor, já que ela é uma conta de natureza devedora.
      Você pode contabilizar sim em uma conta chamada “recuperação de despesas”. Eu prefiro contabilizar assim porque fica evidenciado na contabilidade o “custo/despesa” efetivamente gasto pela empresa naquele determinado período.
      Porque se ele paga 1.000 de vale transporte e desconta 300, a despesa efetiva da empresa é 700, e isso fica claramente evidenciado na contabilidade.
      Abraço!

  13. Gabriella Campos

    Bom dia Luis Batista!

    Você poderia me esclarecer uma dúvida, por gentileza?
    Na conta de Salários a Pagar temos a coluna de Proventos e Descontos, a diferença destes, sabemos que é o salário a pagar naquele mês. Quando lançamos um adiantamento a funcionários por exemplo, no mês seguinte concedemos a baixa do adiantamento. Anteriormente o saldo, que seria o valor a pagar em Agosto por exemplo estava batendo com a Folha de Pagamento, mas no próximo mês com a baixa daquele adiantamento o saldo a Pagar em Setembro bate com a Folha de Pagamento, porém o mês anterior Agosto deixa de bater o saldo com a Folha de Pagamento justamento por causa do valor que foi baixado do adiantamento, está correto isto?
    Grata,
    Gabriella Campos

  14. Rafael O.

    Olá, Parabéns pelo site.

    Gostaria de saber os lançamentos que devem ser feitos no momento da rescisão de contrato CLT. devo baixar a provisão de ferias e 13º salario? Como ficaria os lançamentos nessas contas?

    No aguardo,

    Grato.

  15. Flávio Santos

    Bom dia amigo,

    Amigo quando o salário é pago na mesma competência sem passar para o mês seguinte, eu posso fazer o lançamento direto.

    D – Salários ( Resultado )

    C – Caixa/Banco

    • Flávio,
      Não recomendo, mas se você quiser fazer dessa forma, você deve contabilizar todos eventos da folha nas suas respectivas contas.
      Por exemplo;
      D-salários(despesa)
      D-horas extras(despesa)
      C-vale refeição-alimentação(despesa)
      C-vale transporte(despesa)
      e assim com todos os eventos, até bater o valor líquido da folha, que é o que será debitado no banco.

      Abraço!

      • Gabriel

        Só não consegui entender o motivo de lançar IRRF no adiantamento de salário, uma vez que o mesmo irá incindir sobre o valor do salário contratado e não em parte dele.

  16. Anny

    Excelente artigo, explica de forma clara e mostra os lançamentos de maneira didática . Muitíssimo obrigada professor!

  17. Jose Luis Martin Oitaven

    Parabéns pelo excelente Blog

    • José,
      Fico feliz que está gostando.
      Aproveite bastante nosso blog.
      Abraço!

    • Flávio Santos

      Parabéns pelo site!!

  18. Arthur de Negreiros Zarzur

    Parabéns pelo site… Muito esclarecedor!

  19. Cycilia Barros

    Acho não. tenho certeza. Um grande abraço

  20. Cycilia Barros

    Luis, acho que estudei com você na FOCCA.

  21. Nety Sousa

    Bom dia Luis Batista

    Parabenizo pelo seu blog.
    Poderia esclarecer uma dúvida?
    Trabalho em uma empresa que tem Filiais em todo o Brasil. A contabilidade é separada, ou seja as Filiais mantém uma contabilidade própria. As despesas com folha de pagamento e encargos, são contabilizadas por cada Filial, porém o pagamento se dá pela Matriz.
    Estou com dificuldade de raciocínio para contabilização. Após encerramento de cada filial, fazemos a consolidação para preparar as demonstrações consolidadas.
    Agradeço, se puder me ajudar.

    Nety

    • Nety,
      Isso pode ser feito normalmente.

      De fato, por filial fica distorcido, mas no consolidado, a conta fica ajustada.

  22. Cristiano

    Excelente trabalho!! Parabéns!!!!

  23. Hélcio de Souza Barros

    Boa noite,

    Excelente seu blog, estou tirando minhas dúvidas e estou fazendo a contabilidade mais ajustadas

  24. JANI BISPO

    Muito esclarecedor, obrigada por excluir minhas dúvidas.

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  29. Nelson O. Bruno

    Parabéns pela matéria, muito bom seu blog!
    Serei visitante assíduo, está me ajudando muito a fixar os lançamentos.
    Sucesso!!!

  30. Flávio Santana Muniz

    Como sempre abrindo minha mente para o conhecimento!

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